INLEIDING

Fijn dat u ons Privacy Statement leest, we verzoeken u dit zorgvuldig te doen zodat u weet hoe wij uw persoonsgegevens  verwerken.

Omdat JANE persoonsgegevens verwerkt is JANE op grond van de Algemene Verordening Gegevensverwerking, kortweg: AVG (Europese Verordening: 2016/679) verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens zoals de AVG voorschrijft.

Onder verwerking van persoonsgegevens wordt volgens de AVG verstaan alles wat er met persoonsgegevens gedaan kan worden, zoals: verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, aan derden verstrekken, enzovoorts.

Gegevens zijn persoonsgegevens als iemand bij name wordt genoemd of uit de gegevens zonder veel moeite de identiteit van een persoon te herleiden valt. Deze ‘persoon’ wordt de ‘betrokkene’ genoemd. De AVG maakt hierbij onderscheid tussen algemene persoonsgegevens (zoals naam, geboortedatum en adres) en bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens met betrekking tot de gezondheid, geloofsovertuiging, seksuele geaardheid en de dergelijke). Bijzondere persoonsgegevens zijn altijd gevoelige persoonsgegevens, maar niet alle gevoelige persoonsgegevens zijn ‘bijzonder’, zoals het BSN-nummer of testresultaten.

De AVG schrijft voor welke informatie over de verwerking van persoonsgegevens aan betrokkenen gegeven moet worden. Dat wordt in deze verklaring gedaan.

GEGEVENS van de onderneming: VanderSchaaf Publications BV

• Adres               : Koningin Julianastraat 33, 6668 AG, RANDWIJK
• Website            : www.Jane.nl
• Mailadres         : jamila@Jane.nl
• KvK-nummer    : 28082543
• Handelsnamen : JANE, Jane Institute, Jane Publishing, VanderSchaaf Publications

DOEL VERKLARING EN TOELICHTING

JANE geeft met deze verklaring inzicht in haar gebruik van persoonsgegevens op www.Jane.nl en www.Jane-data.com. De privacyverklaring is van toepassing op iedereen van wie JANE persoonsgegevens verwerkt. JANE voldoet hiermee aan haar informatieplicht op grond van artikel 13 AVG en draagt zorg voor het (laten) treffen van passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de verzamelde en verwerkte gegevens.

Voor vragen kan contact opgenomen worden via het e-mailadres: jamila@Jane.nl.

WIJZE VAN GEGEVENS VERZAMELEN

JANE verzamelt op de volgende manieren persoonsgegevens:

• door middel van cookies worden er persoonsgegevens verzameld die door ons worden gebruikt voor het optimaliseren van de website en voor analytische doeleinden. Zo verzamelen we het aantal websitebezoekers en de duur van een bezoek (bijvoorbeeld door Google Analytics). Al deze statistieken zijn geanonimiseerd.
• wanneer u een contact- of aanmeldformulier op de website invult of ons een e-mail stuurt dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang dit nodig is voor de door u gewenste dienstverlening. De gegevens worden alleen gebruikt met het doel als omschreven in het formulier. Voor meer informatie, zie het vervolg van deze verklaring.
• Eventuele foto’s, video’s, berichten en/of andere uitingen van betrokkenen zijn of worden alleen geplaatst op een website van JANE na expliciete toestemming van de betrokkene(-n).

HOE VEILIG ZIJN MIJN GEGEVENS BIJ JANE?

Wij hebben maatregelen genomen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens worden gestolen, verloren gaan of op een andere wijze onrechtmatig worden verwerkt. Zo werken wij onder meer met veilige verbindingen en encryptie. Voor hen die uit hoofde van functie betrokken zijn (op wie de plicht tot geheimhouding rust) en betrokkenen geldt dat zij hun gegevens alleen kunnen raadplegen met een persoonlijk beveiligd account.

Daarnaast geldt dat wij de door u verstrekte persoonsgegevens nooit aan derden verstrekken, tenzij hiervoor legitimatie bestaat, bijvoorbeeld uw toestemming of een wettelijke plicht.

JANE maakt gebruik van een commerciële derde (leverancier) om te ondersteunen bij het verwerken van gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden. Denk hierbij aan de applicatie om van onze (test-)methodiek gebruik te kunnen maken en veilige opslag bij deze organisatie (de leverancier van de applicatie of de ‘verwerker’). Dit gebeurt in opdracht en onder onze verantwoordelijkheid op basis van een overeenkomst.

Wij delen geen persoonsgegevens met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij nooit persoonsgegevens verkopen aan derde partijen. Evenmin gebruiken wij deze zelf voor reclamedoeleinden.

Wanneer er sprake is van internationale doorgifte en persoonsgegevens buiten de EU worden doorgegeven, worden er altijd passende waarborgen toegepast (zoals SCC’s of adequaatheidsbesluiten).

We nemen geen besluiten over personen die alleen automatisch gaan zoals via een computerprogramma (profiling). In alle gevallen is er iemand, in principe een coach, betrokken bij het nemen en bespreken van conclusies naar aanleiding van een test, voor verder gebruik.

We houden in een overzicht (verwerkingsregister) bij welke persoonsgegevens wij verwerken. Zo weten wij altijd welke gegevens wij gebruiken en waarom.

Als wij op nieuwe manieren persoonsgegevens willen gaan verwerken die mogelijk (grote) risico’s kunnen hebben voor de privacy van betrokkene, doen wij eerst een onderzoek naar die risico’s. Dit heet een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA). Zo kunnen vooraf passende maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen en voldoen wij aan de AVG.

BETROKKENEN

Bij het verwerken van gegevens maakt JANE onderscheid tussen twee categorieën van personen ten aanzien van wie gegevens verwerkt worden. Dit zijn in de 1^e plaats de kandidaten die van de testmethodiek van JANE gebruik maken. In de 2^e plaats de coaches die de kandidaten hierbij begeleiden en van persoonlijk advies voorzien.

Kandidaten

1. Welke gegevens verwerkt JANE?

Wanneer een kandidaat van de JANE-methodiek gebruik wil maken verwerken:

• uw voornaam en achternaam;
• mailadres;
• uw geboortejaar;
• uw opleidingsniveau (in brede categorieën);
• uw geslacht (man / vrouw / anders / niet opgegeven);
• datum testafname;
• uw testantwoorden / testresultaten;
• eventueel mailverkeer.

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor:

• het afnemen en verwerken van de persoonlijkheidstest;
• het rapporteren van resultaten aan de organisatie/ coach die u begeleid in het traject.

Na een bewaartermijn worden de gegevens zodanig omgezet dat zij:

• niet meer tot een individuele kandidaat zijn terug te herleiden (geanonimiseerd);
• maar bruikbaar zijn voor statistische, wetenschappelijke en/of kwaliteitsdoeleinden.

Bij het anonimiseren kunnen algemene kenmerken zoals leeftijdscategorie, opleidingsniveau en geslacht gebruikt worden, maar deze resultaten zijn niet meer herleidbaar tot individuele personen.

2. Wat is de grondslag en het doel van de gegevensverwerking?

De grondslag van de verwerking van uw gegevens is uw toestemming die wij mogen afleiden uit het vrijwillig verstrekken van uw persoonsgegevens op de website/ het webformulier.

Het doel van de verwerking is om het gebruik van de JANE-test methodiek mogelijk te maken en u testgegevens te verschaffen.

3. Wie ontvangen de verwerkte gegevens?

Bij JANE mogen medewerkers alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Bij aanmelding is dat de vertegenwoordiger van JANE en de bij de test betrokken coach. Raadpleging van de gegevens vindt plaats na afname en daarna mogelijk nogmaals alleen wanneer een (coach namens) kandidaat hier later om verzoekt.

4. Wat is de bewaartermijn of het criterium dat JANE voor bewaren hanteert?

De AVG kent geen bewaartermijnen, sommige wetten echter wel. Het bewaarcriterium van de AVG is dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan dienstig is voor het doel waarvoor deze gegevens door u beschikbaar gesteld zijn. De ervaring is – mede gebaseerd op statistische gegevens met betrekking tot het veranderen van functie en/of werkgever – dat er binnen 5 jaar (gemiddeld) behoefte kan bestaan aan opnieuw raadplegen van testgegevens. Om deze reden worden testgegevens 5 jaar bewaard, tenzij een kandidaat:

• Eerder om verwijdering gevraagd heeft, dan wel;
• Ingestemd heeft met of verzocht heeft om langer bewaren.

Na verwijdering van de persoonsgegevens zijn alleen de – voor statistische, wetenschappelijke en/of kwaliteitsdoeleinden – geanonimiseerde gegevens nog in ons bezit, echter niet meer tot een persoon herleidbaar. Van persoonsgegevens zoals bedoeld in de AVG is dan geen sprake meer.

Vanwege de boekhoudkundige verantwoordingsplicht naar de fiscus bewaart JANE tot 7 jaar na afloop van het jaar waarin deze gegevens opgemaakt zijn haar facturen met specificaties. Hierop staan:

• Voorletter en achternaam van kandidaten;
• Geboortejaar (vanwege het prijsverschil);
• Het kwartaal waarin de testen afgenomen zijn;
• Welke coach hiervoor gefactureerd is (en daarom inzage had) en tegen welke prijs.

Dit zijn geen (inhoudelijke) persoonsgegevens, zij zijn slechts voor de boekhouding aangemaakt.

COACHES

• 7 jaar na het jaar waarop de (laatste) facturen aan de coach verzonden zijn.
• Of zoveel langer wanneer hiervoor alsnog een grondslag voor langer bewaren ontstaat/ bestaat.

GRONDSLAGEN

Voor de goede orde. De AVG kent voor het verwerken van persoonsgegevens de eis tot legitimatie nodig. De AVG noemt dit een grondslag en kent meerdere grondslagen. De AVG-grondslagen zijn:

• Toestemming; deze moet vrijelijk gegeven zijn en brengt de bevoegdheid met zich mee deze te allen tijde te mogen intrekken.
• Het uitvoering geven aan een overeenkomst;
• Wettelijke plicht.
• Een gerechtvaardigd belang: bv het langer bewaren van gegevens dan wettelijk voorgeschreven of in strijd met het verzoek tot wissen geboden is (bv een lopende claim); in dat geval zal JANE dit gemotiveerd kenbaar maken;
• Een vitaal belang: bijvoorbeeld indien sprake is van noodsituatie, hier niet goed denkbaar;
• Algemeen belang of uitoefening open gezag: is bij ons n.v.t.

RECHTEN BETROKKENE

Als betrokkene heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. JANE respecteert deze rechten en zorgt ervoor dat je ze eenvoudig kunt uitoefenen. Deze rechten zijn uit te oefenen zolang wij persoonsgegevens van u verwerken (waar opslaan een voorbeeld van is). Dit betekent dat wanneer uw gegevens alleen nog geanonimiseerd bestaan er van persoonsgegevens in de zin van de AVG geen sprake meer is, zodat een beroep op onderstaande dan niet meer aan de orde is.

Deze rechten zijn:

• Recht op inzage: je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en waarom.
• Recht op rectificatie: zijn je gegevens onjuist of onvolledig? Dan kun je ons vragen deze te corrigeren of aan te vullen.
• Recht om, om het wissen van je gegevens te vragen (‘vergetelheid’): in bepaalde gevallen kun je ons verzoeken om jouw gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld als ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
• Recht op beperking van verwerking: je kunt ons vragen om de verwerking van jouw gegevens tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld tijdens een bezwaarprocedure.
• Recht op overdraagbaarheid: je hebt het recht om jouw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat je ze kunt doorgeven aan een andere organisatie.
• Recht op bezwaar: je mag bezwaar maken tegen bepaalde vormen van gegevensverwerking, zoals profilering of direct marketing.
• Recht op intrekking van toestemming: heb je eerder toestemming gegeven voor een verwerking? Dan kun je die toestemming op elk moment intrekken.

Voor het uitoefenen van een recht kan een mail verzonden worden aan: info@Jane.nl

Hebt u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door JANE, dan kunt u daarover met ons opnemen, via ons contactformulier op onze website.

LET OP: In alle gevallen zal JANE eerst de identiteit van de vraagsteller moeten vaststellen voordat tot het beantwoorden van een vraag of verzoek wordt overgegaan. Het kan zijn dat JANE hiervoor om een identificatie vraagt. Daarna ontvangt u uiterlijk binnen één maand een reactie van ons.

Randwijk, februari 2026